Stap 5: Beginnen met het plannen van het evenement
(foto door Matt Biddulph)
Worden georganiseerd! U vindt er snel uit dat de gebeurtenis vrij een beetje van de organisatie vindt. Het wordt aanbevolen dat u een persoonlijke wiki gebruik PBworks voor het ordenen van informatie voor uzelf en eventuele mede organisatoren maken. Opnemen van dingen zoals vergadernotities potentiële sponsors, potentiële locaties, takenlijsten, diverse ideeën, logistiek, kostenramingen, mede-organisator verantwoordelijkheden, evenement planning, beoordelen van de structuur, e-mail sjablonen te verzenden naar genodigden, enz.
Een datum instellen Het is aangeraden om een datum ten minste 3 maanden van tevoren te voorzien in planning, verwerven van sponsors en promotie.
Raming van alle kosten. Wetenschapsdag Hack is een gratis evenement bij te wonen en biedt 5 gratis maaltijden, snacks en drankjes voor alle deelnemers zodat iedereen zich op het hacken concentreren kan (lessen uit SHD Londen: minder bier, meer sap en cafeïne; minder junkfood, meer fruit). Verstrekken van voldoende voedsel, snacks en versnaperingen voor iedereen helemaal zal uur duren voordat de meerderheid van de kosten. Wetenschap Hack Day SF 2010 gehost ~ 100 mensen met de totale evenement kosten van 3800 USD $; Wetenschap Hack dag Londen gehost ~ 100 mensen met de totale evenement kosten van 6500 USD $. Wetenschap Hack dag SF 2011 gehost ~ 200 personen met de totale evenement kosten van 11.000 dollar. Erachter te komen wat de minimale kosten van het evenement is door de schatten van alle benodigdheden. Ook erachter te komen wat uw "nice to have" budget zijn zou als je in staat om genoeg sponsoring ter dekking van extra's zoals tote tassen, stickers, prijzen, enz.
Maak een website en wiki-sectie. Maken van je eigen site of neem contact op met ariel over het hebben van een Wordpress blog geïnstalleerd voor http://sciencehackday.com/yourcity/ en krijgen toegang tot het gebruik van de Twitter-account. Beginnen met bloggen vóór de gebeurtenis! Bijwerken van mensen over de status van de planning, het maken van een oproep voor sponsors, verwijzen naar interessante dingen die kunnen worden gebruikt of inspireren mensen voor uw wetenschap Hack Day.Create een hoofdstuk over de http://sciencehackday.pbworks.com voor uw stad - u zult waarschijnlijk willen hebben van pagina's waar mensen aangemoedigd worden te kunnen aanbieden en meld u aan voor ideeën aanloop naar het evenement. Als u een datum voor het evenement hebt ingesteld, neem dan contact op met ariel te worden vermeld op de voorpagina van http://sciencehackday.com.
Sponsors te zoeken. Een prospectus van de sponsoring op basis van uw kostenraming maken (bijvoorbeeld 3 sponsor niveaus zou $500, $2000 en $5000, Zie voorbeeld sponsoring StudieGids). Publiekelijk bevorderen dat u bent op zoek naar sponsors en actief uit te aan verschillende organisaties reiken.
Set-up methode voor de registratie van de deelnemer. Beslissen wat je deelnemer aanmelden limiet is voordat u personen toevoegen aan een wachtlijst. Het is normaal te verwachten ~ 25% drop-out percentage van het totale aantal mensen die zich aanmelden, dus je willen zou om in te stellen van uw sign-up grens iets hoger dan de capaciteit van uw locatie. Beslissen wanneer u wilt open registratie (aanbevolen tijd: ~ 6 weken vóór de gebeurtenis). Het is raadzaam om met Eventbrite zodat u kunt een eenvoudig georganiseerde openbare lijst van alle de bevestigde deelnemers (en misschien hun Twitter accounts) zodat ze elkaar gemakkelijk kunnen terugvinden.
Werven van een panel van rechters en concurrentie categorieën maken. Maak een paar competitie categorieën voor mensen geïnteresseerd in (voorbeelden: best gebruik van de gegevens, beste design, people's choice award, beste hardware hack, enz.)
Schema en Lightning Talks. Hier is een voorbeeld Wetenschapsdag Hack schema. Het wordt aanbevolen dat u inleidende besprekingen tot een minimum te beperken. In de inleidende toespraak genodigden geen zorgen als ze niet vinden een team binnen de eerste paar uur (veel van het evenement is over afluisteren en mensen vragen wat ze zijn bezig), te vermelden uw motivatie voor het organiseren en wat de algemene geest van Wetenschapsdag Hack is, vertellen huishouden (badkamer locaties, wifi, de nacht doorbrengt), het evenement te plannen en sponsors bedanken. Lightning talks (15 min. gesprekken) moeten idealiter gebeuren in aparte kamers zodat mensen hacken zo spoedig mogelijk beginnen kunnen als wilde. Bliksem gesprekken moeten rechtstreeks verband houden met de gebeurtenis: iemand presenteren een dataset die kan worden gebruikt, een programmeertaal die kan helpen, een hack-idee dat kan werven meer mensen aan het werk op, enz.
Demo's en beoordelen. Aan het einde van het evenement, alle hacks voorlegt zeer snel (~ 120 seconden, afhankelijk van aantal deelnemers) - Zorg ervoor dat u tijd dienovereenkomstig plannen (bijvoorbeeld als er 30 Houweren op elk 120 seconden, de presentaties zal duren * op minst * per uur niet met inbegrip van tijd voor gedoe rond of technische problemen. Worden nadenkende over hoelang iedereen bereid zijn zal om stilzitten. De korte timing vaak maakt de presentaties fun - vooral als het aftellen wordt geprojecteerd op een muur voor iedereen te zien. Bouwen in de tijd voor het panel van rechters te beslissen welke teams winnen welke categorieën competitie en voor de deelnemers te dienen hun stem voor de 'People's Choice Award'.
