Stap 4: De resterende documenten scannen, een back-up beleid te maken, vernietigen zo nodig
Met elk papier dat u wilt maken van een beslissing over de vraag of het origineel belangrijk is. Dit is een persoonlijke beslissing die juridische consequenties kan hebben. U kunt houden een scan van zes maand oude energierekening, maar de hard-copy biedt geen waarde. Aan de andere kant misschien een hypotheek document wel één waar het origineel is belangrijk om te houden.
Voor rekeningen, nagaan of het elektronisch exemplaar voor u online toegankelijk via de leverancier. Meeste nutsrekeningen en bankafschriften zijn beschikbaar. Het is verstandig om kopieën van deze elektronisch downloaden als je gaat om te vernietigen het origineel en voelen de noodzaak om handen op hen die snel zo veel bedrijven hebben toegang tot on line records voor tijd beperkte - misschien een jaar of twee. ". Aangezien het is vervelend om te downloaden van deze verklaringen, doen ze een jaar op een moment (in batches) en Markeer uw agenda voor de volgende keer te downloaden. Na verloop van tijd houden deze bedrijven meer en meer online zodat de behoefte aan u om een kopie te bewaren waarschijnlijk na verloop van tijd verminderen zal.
Als je hebt besloten om deze zelf scant, zult u waarschijnlijk willen een Automatic Document Feed, dual dubbelzijdige scanner. Het leven is te kort is voor handmatig scannen.
De scansnap series is klein en robuust.
Beslissen welke van de documenten die u wilt scannen, en maak je een weg door hen. Merk op dat de Scansnap automatisch uw indexeren en zoeken kwesties, thats een instructable voor een andere dag niet oplossen... (I update deze die een koppeling naar dat proces toen ik schrijf dat!)
Zodra gescand, kunt u eventueel stukje/vernietigen de documenten als u zeker weet dat het origineel geen inherente waarde heeft.
Het is essentieel voor een periodieke back-up van deze gescande documenten regelen en bewaar het op een veilige plaats zoals Amazon Web Services gletsjer! Het beste is off-site op een beveiligde (gecodeerde) media.
Laatste stuk! Hoewel de vermindering is wellicht niet zo dramatisch als de vorige twee stappen, naderen u de minimale hoeveelheid papier dat uw huishouden kunt hebben!
